Pour gérer son cabinet il faut avoir d’abord du courage, être bien entouré et enfin choisir les bons logiciels. En effet, « un bon artisan a d’abord de bons outils ».
Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ?
- Outils généraux
- Outils en ligne spécialisés
Un certain nombre de solutions logicielles pour cabinet d’avocat agrègent des outils qui sont déjà disponibles gratuitement pour le marché de masse. En ayant conscience de cela, on peut alors réduire les coûts tout en conservant des outils performants.
Quels sont les meilleurs outils pour les avocats en 2022 pour les aider à mettre leur cabinet sur la voie du succès ?Depuis la crise du COVID19, de nombreux avocats travaillent à distance. Ou cherchent à concilier vie professionnelle et personnelle en choisissant de ne travailler qu’à distance en louant des locaux dans un barreau en ville.
De nombreux cabinets ont alors rapidement adopté davantage de technologies comme le souligne Village de la Justice (Bilan numérique des avocats 2020), et les clients en ont fait de même.
Qu’est-ce que cela signifie pour les cabinets d’avocats ?
Qu’il est plus important que jamais d’adopter la technologie et les outils qui favorisent le travail à distance.
Nous listons ici des outils gratuits ou payants pour tout ou partie. ⚠️ Méfiez-vous des outils qui n’affichent pas leurs tarifs : c’est mauvais signe…
Ainsi, en comprenant quels outils et équipements peuvent vous être utiles en tant que professionnel du droit, vous pourrez prendre les bonnes décisions pour vous et votre cabinet.
Outils généraux
Traitements de texte
Dactylo
Avant de commencer à taper du texte et des conclusions il est bon de savoir dactylographier pour ne pas être dans son cabinet comme dans un commissariat de police… 🐌
Des outils de dactylo sont disponibles en ligne, ils sont très performants pour apprendre à taper au clavier.
Dictée vocale
Elle n’est plus réservée qu’aux logiciels spécialisés ou aux dictaphones. Désormais les ordinateurs modernes proposent la dictée vocale nativement. et très simplement
C’est le cas de Windows et de macOS :
- Pour activer la dictée vocale sur Mac il suffit d’appuyer deux fois sur la touche fn du clavier.
- Pour activer la dictée vocale sur le dos il suffit d’appuyer sur la combinaison de touches “logo Windows + H”
Modèles de documents
Les modèles de documents valent le coup quand ils sont personnalisés pour le cabinet.
Ainsi les principaux traitements de texte du marché permet de créer des modèles de documents.
Sur Word il suffit de créer un document et de l’enregistrer sous en précisant le format du document .dotx.
Ainsi quand le document sera ouvert il ne sera pas modifié directement mais créera un nouveau fichier qui sera alors enregistré sous un nouveau nom que vous préciserez au moment de l’enregistrement.
C’est ce qu’on appelle un modèle de documents.
Openoffice et LibreOffice
OpenOffice et LibreOffice sont deux suites bureautiques puissantes. Elles permettent de faire les mêmes choses ou presque que Office de Microsoft.
On peut y créer des fichiers de type tableur des fichiers texte enrichis des présentations.
Word
Word est de loin le traitement de texte le plus utilisé, il permet une mise en forme extrêmement poussée pour qui sait l’utiliser. Se former à l’utilisation de Word peut paraître naïf pourtant peu de gens l’utilisent à ses pleines capacités.
Les styles de texte, notamment, sont sous-utilisés par les avocats. Ils permettent une mise en forme cohérente dans tous les documents et une visibilité agréable pour les juges et les clients.
Stockage partagé
Pour ce qui est du stockage des fichiers lorsque l’on crée son cabinet d’avocats différents choix s’offrent à vous.
- Faire une sauvegarde manuelle des dossiers votre ordinateur de temps en temps ce qui est fastidieux et ne permet pas le partage de données
- Faire appel à un prestataire extérieur pour l’exploitation d’un serveur dans vos locaux ou dans les siens. Ce serveur est un ordinateur qui stocke tous vos fichiers de manière résiliente pour faire face aux crashs et aux pertes de données
- Choisir une offre cloud des principaux fournisseurs d’accès cloud en France et dans le monde. On peut citer Dropbox, Onedrive, Google drive, Oodrive, etc. Il faut alors s’assurer que c’est prestataire respecte la réglementation générale concernant les données personnelles.
Cette dernière solution de stockage cloud est de loin la plus simple à mettre en place et la plus flexible dans le temps si le cabinet est appelée à prendre de l’ampleur.
Agenda
Pour les agendas il est possible de passer soit par l’un de ses fournisseurs ou OneDrive et Google Workspace en propose par défaut.
Si vous avez souscrit à un nom de domaine pour l’identité de votre cabinet des prestataires comme OVH proposent ce que l’on appelle des offres “Exchange” qui permettent d’avoir accès à un agenda soit depuis Internet (Webmail) soit depuis son logiciel hors-ligne (comme Thunderbird).
Ces offres Exchange sont bons marchés et sont facturées au mois et à l’utilisateur.
Outils spécialisés
Prise de RDV 📆
Youcanbook me
Youcanbook.me est une plate-forme de prise de rendez-vous en ligne qui peut être intégrée à votre site Internet.
Elle permet de payer les consultations à l’avance et s’interface avec vos agendas facilement.
Le système de réservation du CNB
La solution de prise de rendez-vous du conseil national des barreaux est encore la plus facile à mettre en œuvre sur votre site Web. Vous pouvez les contacter pour avoir une aide à cette mise en place.
Site internet
Le site Internet est la vitrine de votre cabinet. De nombreux outils gratuits permettent de les réaliser facilement. On peut citer par exemple WordPress, WIX, Notion.
Gestion de pdf
L’avocat travaille tous les jours avec des PDF des outils gratuits ou payants permet de les manipuler :
Avant de les utiliser pour les pièces de vos clients, assurez-vous qu’ils sont conformes au RGPD.
CRM
CRM est l’acronyme de Customer Relationship Management (Gestion de la relation client). Pour un cabinet qui débute, un CRM n’est vraiment pas obligatoire. Le CRM permet d’utiliser des boîtes mails communes et d’avoir une base client toujours à jour. Le plus connu serait Hubspot mais il en existe beaucoup :
Signature électronique
Le leader en termes de signature électronique est YouSign. Cette plate-forme est très efficace pour récolter des signatures facilement. Voici quelques autres sites qui font aussi cela très bien :
Facturation
Pour la facturation vous pouvez très bien utiliser Word ou Excel à condition que les numéros se suivent chronologiquement pour des raisons légales de comptabilité. Il existe de nombreux sites et outils qui permettent d’éditer des factures notamment gratuitement vous trouverez ci-dessous une liste de sites de ce genre.
Knowledge management
Le Knowledge management permet de partager des connaissances au sein d’une même structure. Vous pouvez pour cela très bien utiliser un logiciel de service Cloud et stocker des fichiers textes contenant les informations à partager.
Cependant 2 outils sortent du lot pour rendre ce service :
Projustis : des outils taillés sur mesure pour les avocats
Chez Projustis, nous avons voulu créer un outil qui ne remplace pas les logiciels qui font déjà très bien certains travaux comme la dictée vocale, le traitement de texte ou le stockage de données.
Nous nous sommes concentrés sur les besoins métiers parfois spécifiques aux avocats qui sont la facturation (débours, association aux dossier, temps passé, relance…), le tampon pièce (pour les conclusions) ou le calcul de liquidation (pour faciliter les calculs et les RDV clients).
L’essai est gratuit et le retour sur investissement immédiat !