Pour tamponner ses pièces et les produire dans des conclusions, l’avocat doit les numéroter et pour cela, il faut les tamponner.
Cette tâche peut être faite à la main, il faut alors imprimer la pièce, la tamponner avec un tampon encreur, la numéroter manuellement et la scanner.
Pour enfin pouvoir l’envoyer au Greffe du Tribunal ou à la partie adverse.
Projustis propose en standard un outil de tampon numérique compatible RPVA et Télérecours. Il permet de numéroter les pièces à joindre au dossier et d’y apposer un tampon numérique automatiquement.
Une procédure de tampon pièce en ligne et dématérialisée
Faites glisser vos pièces en pdf dans la zone de téléchargement. Il est ensuite possible de les réagencer si l’ordre ne vous convient pas.
Le nom des pièces et leur numéro peuvent être changés à volonté. L’outil se charge de le modifier pour qu’il soit compatible avec les préconisation de Télérecours.
Si vous travaillez en équipe, seuls les responsables peuvent éditer le contenu du tampon qui est ainsi standardisé à l’échelle du cabinet.
Les pièces tamponnées sont automatiquement supprimées au bout de 2h. Mais vous avez la possibilité d’anticiper en effaçant vous-même le bordereau.
Génération automatique du bordereau de pièces
Une fois prêt à apposer le tampon numérique sur les pièces, l’avocat ou son assistante ont le choix :
- de l’emplacement du tampon,
- de ne tamponner que les premières pages de chaque pièces,
- de fusionner les pièces dans un seul fichier pdf avec les signets associés
Une fois que le tampon est apposé aux pièces, il vous suffit de copier-coller le contenu du bordereau et de l’insérer dans vos propres conclusions :
Des pièces tamponnées plus légères que des pièces scannées
Les documents générés en pdf directement depuis votre traitement de texte seront plus légers que ceux imprimés puis scanés de nouveau.
Vos pièces seront tamponnées numériquement à l’image de votre cabinet en quelques secondes :
Tamponner les pièces même en télétravail
Avec le développement du télétravail, l’avocat n’a pas toujours le tampon encreur sous la main. Une procédure en ligne de numérotation des pièces permet de ne pas dépendre de l’endroit où l’on se trouve pour envoyer ses conclusions au Tribunal.
Tamponner Mes pièces numériquement sur projustis
FAQ
Serait-il possible de rendre le logiciel gratuit ?
Le logiciel de tampon numérique est gratuit pour trois bordereaux au sein de votre structure.
Au delà de ces tests, il vous faudra souscrire à l’abonnement standard. En effet, apposer un tampon numérique est un processus gourmand en ressource informatique qui ne peut être complètement gratuit.
Si l’on souhaite modifier un numéro après avoir lancé le tampon numérique, est-ce possible ?
Oui, même après avoir téléchargé vos pièces tamponnées, vous pouvez encore réordonner ou renuméroter vos pdf et relancer le tampon en ligne. Vous disposez de deux heures pour cela. Au delà, toutes les pièces sont effacées automatiquement.
Le tampon numérique est-il compatible avec Acrobat Reader
Oui, le tampon numérique est apposé au pdf et s’affichera sur n’importe quel lecteur pdf comme Acrobat Reader sur Windows ou Aperçu sur MacOS. Il sera aussi rendu à l’impression.
Les pièces font-elles la taille requise par le RPVA ?
Cette fonctionnalité est en cours de développement. Pour l’instant – si vos pdf sont trop volumineux – vous pouvez utiliser notre compresseur de fichiers pdf avant de les tamponner.
Le bordereau numérique est-il rattaché à un dossier ?
Non, le bordereau est complètement indépendant des dossiers enregistrés dans le logiciel Projustis. Les pièces ne sont pas conservées sur le serveur et sont détruites automatiquement au bout de 2h. Vous êtes ainsi en conformité avec le RGPD.
Peut-on partager un bordereau en cours ?
Non, les bordereaux sont propres à chaque utilisateur. Même avec la formule « Équipe ». Ce pour des raisons de respect du RGPD.
Quelles différences entre l’abonnement standard et équipe ?
L’abonnement standard ne permet pas d’avoir une équipe et toute personne qui utilisera le compte standard pourra modifier le tampon.
L’abonnement équipe permet d’avoir plusieurs comptes dans son équipe avec des emails différents et des droits restreints pour certains membres de l’équipe (comme l’interdiction de modifier le tampon). C’est la meilleure solution quand on veut limiter les droits de ses collaborateurs par exemple, ou quand les avocats travaillent sur des dossiers différents, ont besoin de nommer et numéroter eux-même leurs pièces ou sont en télétravail.